Código ético
Código ético
El Código Ético de “Children on the line” (COTL), inscrita como Fundación Children on the line, tiene como finalidad establecer las pautas que han de presidir el comportamiento ético de todos sus responsables, directivos, empleados, voluntarios y colaboradores en su desempeño diario, en lo que respecta a las relaciones e interacciones que mantiene con todos sus grupos de interés. Éstos son los propios empleados/as y voluntarios/as, los socios/as, los proveedores y colaboradores externos, los beneficiarios, las instituciones públicas y privadas y la sociedad en general.
Este Código Ético se basa en la estrategia de COTL, donde se recoge la Misión, Visión, Valores y Principios de COTL, a la que complementa, y constituye una guía de actuación para asegurar un comportamiento adecuado en el desempeño profesional de sus responsables, directivos empleados, voluntarios y colaboradores, de acuerdo con la legislación vigente y la normativa interna establecida.
El Código Ético de COTL refleja el principio de diligencia debida aplicado por COTL para la prevención, detección y erradicación de irregularidades relacionadas con incumplimientos del Código.
COTL entiende que la diligencia en estas materias requiere, entre otros, el diseño e implantación de modelos de control que analicen regularmente los riesgos en los asuntos contemplados en este Código, aseguren el conocimiento de las normas en la organización, definan responsabilidades y establezcan procedimientos que permitan la notificación confidencial de irregularidades así como su resolución.
El código ético de la Fundación Children on the line, tiene por objeto comunicar la misión, visión, valores y principios que la entidad defiende, además del comportamiento que se espera del personal y los voluntarios/as que participen en la Fundación.
Los patronos/as y directivos/as de COTL pondrán todos los medios que estén a su alcance para difundir la Misión, Visión, Valores y Principios de COTL, y hacer cumplir las pautas de conducta contenidas en este Código. Asimismo, serán modelo de referencia en su comportamiento y nivel de cumplimiento del Código.
Código de conducta
Ámbito de Aplicación
El Código Ético de COTL va dirigido a todo el personal, incluidos sus patronos/as, directivos/as y voluntarios/as, con independencia de la posición que ocupen o del lugar en que desempeñen su trabajo.
Las pautas de conducta contenidas en este Código son de obligado cumplimiento.
Por otra parte, la Fundación promoverá e incentivará entre sus proveedores y Entidades colaboradoras la adopción de pautas de comportamiento consistentes con las que se definen en este Código Ético.
Los criterios de conducta recogidos en este Código no pretenden contemplar la totalidad de situaciones o circunstancias con las que los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL se pueden encontrar, sino establecer unas pautas generales de conducta que les orienten en su forma de actuar durante el desempeño de su actividad profesional.
Principios Rectores de la conducta en COTL
COTL considera que la confianza en la Fundación se fundamenta en la integridad y responsabilidad en el desempeño profesional de todos y cada uno de sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as.
La integridad se entiende como la actuación ética, honrada y de buena fe. La responsabilidad profesional se entiende como la actuación proactiva, eficiente y enfocada a la excelencia, la calidad y la voluntad de servicio.
COTL espera de todos sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as un comportamiento íntegro y responsable en el desempeño de sus funciones.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL pueden consultar cualquier duda sobre la interpretación de las pautas de conducta que aparecen en este Código y deberán informar, de buena fe y sin temor a represalias, cualquier incumplimiento de las pautas del Código que observen en su desempeño profesional, a su superior/a jerárquico/a o a la Dirección de la Fundación.
Contenido de los Principios
El Código Ético determina pautas específicas de actuación en las siguientes áreas de contenidos:
Respeto a la legalidad, derechos humanos y a los valores éticos
COTL asume el compromiso de actuar en todo momento de acuerdo con la legislación vigente, con total respeto hacia los derechos humanos y las libertades públicas. Las actividades y operaciones de COTL se desarrollan conforme a su declaración de Misión y Valores.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios de COTL deben actuar con honradez e integridad en todos sus contactos o transacciones con las autoridades y funcionarios públicos, asegurando que toda la información y certificaciones que presenten, así como las declaraciones que realicen, sean veraces.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as deben conocer las leyes que afecten a su trabajo, solicitando, en su caso, la información precisa a través de su superior o de las instancias que correspondan. Ningún empleado/a colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, ni participará en ninguna actuación que comprometa el respeto al principio de legalidad.
Por su parte, la Fundación pondrá los medios necesarios para que sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as conozcan, en cada momento, la normativa externa e interna relevante para las funciones que desempeñen, y establecerá los modelos de control interno necesarios que aseguren el cumplimiento de la legalidad y valores éticos.
Respeto a las personas
COTL rechaza cualquier manifestación de acoso físico, psicológico, moral o de abuso de autoridad, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno intimidatorio u ofensivo con los derechos de las personas.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL deben tratarse con respeto propiciando unas relaciones cordiales y un entorno de trabajo agradable, saludable y seguro.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as tienen la obligación de tratar de forma justa y respetuosa a sus compañeros/as, a sus superiores y a sus subordinados/as. De la misma forma, las relaciones entre los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de la Fundación y los de las Entidades colaboradoras externas estarán basadas en el respeto profesional y la colaboración mutua.
COTL considera importante el desarrollo integral de la persona, por lo que facilitará el necesario equilibrio entre la vida profesional y la vida personal.
Desarrollo profesional e igualdad de oportunidades.
COTL promueve el desarrollo profesional y personal de todos sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as, asegurando la igualdad de oportunidades a través de sus políticas de actuación. No acepta ningún tipo de discriminación en el ámbito laboral o profesional por motivos de edad, raza, color, sexo, religión, opinión política, ascendencia nacional, origen social o capacidad diversa.
Además, COTL apoya y se compromete en la aplicación de las políticas públicas establecidas para promover una mayor igualdad de oportunidades y para el fomento de una cultura corporativa basada en el mérito.
La selección y promoción de los empleados/as y voluntarios/as de COTL se fundamentan en las competencias y el desempeño de las funciones profesionales, y en los criterios de mérito y capacidad definidos en los requisitos del puesto de trabajo.
Todos los empleados/as y voluntarios/as deben participar de manera activa en los planes de formación que la Fundación pone a su disposición, implicándose en su propio desarrollo y comprometiéndose a mantener actualizados los conocimientos y competencias necesarias, con el fin de propiciar su progreso profesional y aportar valor a los beneficiarios y a la sociedad en general.
Las personas que ejercen cargos de dirección o de mando deben actuar como facilitadores del desarrollo profesional de sus colaboradores, de forma que se propicie su crecimiento profesional en la Fundación.
Cooperación y dedicación
COTL propicia un entorno de cooperación y trabajo en equipo para un mejor aprovechamiento de todas las capacidades y recursos.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de la Fundación deben actuar con espíritu de colaboración, poniendo a disposición de las demás unidades organizativas y personas que integran el grupo los conocimientos o recursos que puedan facilitar la consecución de los objetivos e intereses del grupo.
Los empleados/as y voluntarios/as deben trabajar de forma eficiente, rentabilizar el tiempo y los recursos que la Fundación pone a su disposición, y tratar de aportar el máximo valor en todos los procesos en los que participan.
Corrupción y soborno
La corrupción y el soborno aparecen cuando los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as hacen uso de prácticas no éticas para la obtención de algún beneficio para la Fundación o para ellos mismos. La corrupción y el soborno son una de las categorías de fraude.
COTL se declara contrario a influir sobre la voluntad de personas ajenas a la Fundación para obtener algún beneficio mediante el uso de prácticas no éticas.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as no podrán aceptar ni directa ni indirectamente obsequios o compensaciones de ningún tipo que tengan por objeto influir de manera impropia en sus decisiones.
Asimismo, los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as no podrán hacer, ni directa ni indirectamente, pagos, obsequios o compensaciones de cualquier tipo que no se consideren propios del curso normal de los negocios, para tratar de influir de manera impropia en sus relaciones comerciales, profesionales o administrativas, tanto con entidades públicas como privadas.
Aquellos terceros a los que COTL pueda recurrir para el desarrollo de la Fundación deberán asumir, en sus relaciones con entidades privadas y públicas, compromisos similares a los que se recogen en este Código.
Adicionalmente, los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as en el desarrollo de sus funciones profesionales velarán por el cumplimiento del control interno establecido para evitar irregularidades y ventajas indebidas en la relación de la Fundación con terceros.
Pagos irregulares y blanqueo de capitales
COTL establece políticas para prevenir y evitar en el transcurso de sus operaciones la realización de pagos irregulares o blanqueo de capitales con origen en actividades ilícitas o delictivas.
Las citadas políticas establecen controles específicos sobre aquellos cobros como donaciones de naturaleza o importe inusual realizados en efectivo o con cheques al portador.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL permanecerán alerta frente a aquellos casos en los que pudieran existir indicios de falta de integridad de las personas o entidades con las que la Fundación mantiene relaciones.
Por último, los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL revisarán con especial atención los pagos extraordinarios, no previstos en los acuerdos o contratos correspondientes.
Imagen y reputación corporativa
COTL considera que uno de los elementos básicos que contribuyen a su imagen y reputación corporativa es el establecimiento de relaciones de ciudadanía responsable allá donde desarrolle su actividad.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as en el ejercicio de su actividad deben considerar los intereses de las comunidades locales.
COTL considera su imagen y reputación corporativa como uno de sus activos más valiosos para preservar la confianza de sus beneficiarios/as, donantes, empleados/as, voluntarios/as, proveedores, autoridades, y de la sociedad en general. Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as deben poner el máximo cuidado en preservar la imagen y reputación de la Fundación en todas sus actuaciones profesionales.
Igualmente, vigilarán el respeto y uso correcto y adecuado de la imagen y reputación corporativa por parte de los empleados/as y voluntarios/as de entidades y personas colaboradoras.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as han de ser especialmente cuidadosos en cualquier intervención pública, debiendo contar con la autorización necesaria para intervenir ante los medios de comunicación, participar en jornadas profesionales o seminarios y en cualquier otro evento que pueda tener una difusión pública (incluidos los comentarios en redes sociales), siempre que aparezcan como patronos/as, empleados/as y voluntarios/as o colaboradores de COTL.
La vinculación o colaboración de los patronos/as, empleados/as, voluntarios/as o colaboradores con partidos políticos se realizará a título personal y será ajena totalmente a las actividades de la Fundación.
La Fundación aplicará la debida diligencia para asegurar la respetabilidad de las organizaciones y las causas a las que apoye.
Regularmente, la Fundación hará público los nombres de las principales organizaciones a las que apoya a través de sus actividades sociales.
Lealtad a la Asociación y conflictos de intereses
Los conflictos de interés aparecen en aquellas circunstancias donde los intereses personales de los patronos/as, empleados/as o voluntarios/as, de forma directa o indirecta, son contrarios o entran en colisión con los intereses de la Fundación, interfieren en el cumplimiento recto de sus deberes y responsabilidades profesionales o les involucran a título personal en alguna transacción u operación económica de la Fundación.
COTL considera que la relación con sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as debe basarse en la lealtad que nace de unos intereses comunes. En este sentido, respeta la participación de sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as en otras actividades siempre que sean legales y no entren en concurrencia desleal o colisión con sus responsabilidades como patronos/as, empleados/as o voluntarios/as de COTL.
Durante el desempeño de sus responsabilidades profesionales, los patronos/as, los empleados/as y los voluntarios/as deben actuar con lealtad y atendiendo a la defensa de los intereses de la Fundación.
Asimismo, deben evitar situaciones que puedan dar lugar a un conflicto entre los intereses personales y los de la Fundación. Por ello, los patronos/as, los empleados/as y voluntarios/as de COTL deben abstenerse de representar a la Fundación e intervenir o influir en la toma de decisiones en cualquier situación en la que directa o indirectamente tengan un interés personal.
Tratamiento de la información y del conocimiento
COTL considera la información y el conocimiento como uno de sus activos principales e imprescindibles para la gestión y el logro de los propósitos de la Fundación, por lo que deben ser objeto de una especial protección.
Declara la veracidad de la información como principio básico en todas sus actuaciones, por lo que los empleados/as y voluntarios/as deben transmitir de forma veraz toda la información que tengan que comunicar, tanto interna como externamente, y en ningún caso proporcionarán, a sabiendas, información incorrecta o inexacta que pueda inducir a error al que la recibe.
Todos los empleados/as y voluntarios/as que introduzcan cualquier tipo de información en los sistemas informáticos de la Fundación deben velar porque ésta sea rigurosa y fiable.
En particular, todas las transacciones económicas de la Fundación deberán ser reflejadas con claridad y precisión en los registros correspondientes, a través de las correspondientes Cuentas Contables, así como todas las operaciones realizadas y todos los ingresos y gastos incurridos.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL se abstendrán de cualquier práctica que contravenga el compromiso de reflejar con claridad y precisión todas las transacciones económicas en las Cuentas de la Fundación.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de la Fundación deben guardar la más estricta confidencialidad sobre toda aquella información reservada a la que accedan como consecuencia del desempeño de su actividad.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as que dispongan de información reservada sobre la Fundación, o sobre aspectos importantes de la estrategia, política, planes o activos de la Fundación, deberán preservarla para que no pueda ser utilizada de forma inadecuada y abstenerse de utilizarla indebidamente en beneficio propio o de terceros.
Ante cualquier duda sobre el carácter de la información debe considerarse como reservada mientras no se les indique lo contrario.
COTL promueve que la información y conocimiento que se genera en la Fundación fluya adecuadamente entre todos sus empleados/as, voluntarios/as y unidades organizativas, para facilitar la gestión de las actividades y potenciar el desarrollo de las personas.
Toda la información y el conocimiento, entendido como resultado conceptual de la integración de información diversa, que se genere en el ámbito de la Fundación, es propiedad de la Fundación Children on the line en los términos recogidos en los acuerdos vigentes de colaboración con terceros y en su caso en la legislación vigente.
Los empleados/as y voluntarios/as tienen el deber de preservar el conocimiento de la Fundación facilitando su difusión a otros empleados/as y voluntarios/as de la Fundación, y poniéndolo a disposición de los sistemas de gestión del conocimiento que se habiliten dentro de la Fundación.
COTL cumple la legislación vigente en materia de protección de datos, respetando el derecho a la intimidad y protegiendo los datos personales confiados por sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as, proveedores y colaboradores externos, y candidatos en procesos de selección u otras personas.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de COTL protegen la propiedad intelectual de la Fundación y la que sea ajena, que incluye, entre otros, derechos de contenidos, patentes, marcas, nombres de dominios, derechos de reproducción (incluso los derechos de reproducción de software), derechos de diseños, de extracción de bases de datos o sobre conocimientos técnicos especializados.
En su relación con terceros, los empleados/as y voluntarios/as seguirán escrupulosamente las normas y procedimientos en esta materia para evitar infringir los derechos de terceros.
Relaciones con los socios/as, colaboradores, donantes y aliados/as
COTL asume, lidera e impulsa el compromiso con la calidad, facilitando los recursos necesarios para alcanzar la excelencia y estableciendo las medidas apropiadas para asegurar que la política de calidad sea practicada por todos los empleados/as y voluntarios/as de acuerdo con estos principios.
COTL participa en el mercado de manera leal, y no admite conductas engañosas, fraudulentas o maliciosas que lleven a la Fundación a la obtención de ventajas indebidas.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de la Fundación deben actuar de forma íntegra con los colaboradores y donantes de la Fundación, teniendo como objetivo la consecución de los más altos niveles de calidad, la excelencia en la prestación del servicio y el desarrollo a largo plazo de unas relaciones basadas en la confianza y en el respeto mutuo.
La información o asesoramiento que se proporcione a los colaboradores y donantes ha de ser siempre suficiente, veraz, oportuna y adecuada. Bajo ningún concepto se podrán facilitar a los colaboradores y donantes informaciones equívocas, ambiguas o poco rigurosas que puedan inducirles a error o a tomar decisiones equivocadas.
Aceptación
Este Código Ético es de obligado cumplimiento para todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as de los patronos COTL y para aquellos terceros que se hayan comprometido voluntariamente a cumplirlo.
La Fundación comunicará y difundirá entre todos sus empleados/as y voluntarios/as, y entre aquellos terceros para los que resulte relevante, el contenido de este Código Ético.
Los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as deberán comprometerse formalmente con el cumplimiento del Código en el momento en que causen alta con la firma de sus contratos, en la novación de los mismos y en aquellas otras circunstancias en las que la Fundación lo estime conveniente.
Adicionalmente, la Fundación requerirá periódicamente a sus patronos/as, administradores, empleados/as y voluntarios/as que manifiesten formalmente que conocen y cumplen las pautas de conducta que establece el Código y llevará a cabo sesiones de formación sobre los diferentes aspectos del Código.
COTL espera de todos sus patronos/as, empleados/as y voluntarios/as un alto nivel de compromiso en el cumplimiento de su Código Ético.
Todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as podrán ser evaluados en función del cumplimiento de este Código. Su incumplimiento se analizará de acuerdo con los procedimientos internos, la normativa legal y los convenios vigentes, y en su caso se aplicarán las sanciones procedentes.
Cualquier duda que pueda surgir sobre la interpretación o aplicación de este Código Ético deberá consultarse con el superior/a jerárquico/a, o en caso necesario con la Comisión del Código Ético.
Nadie, independientemente de su nivel o posición, está autorizado para solicitar a un patronos/as, empleados/as o voluntarios/as que contravenga lo establecido en el presente Código Ético.
Ningún patrono/a, empleado/a o voluntario/a puede justificar una conducta impropia amparándose en una orden superior o en el desconocimiento del presente Código.
Los incumplimientos del Código Ético ponen en riesgo la reputación de COTL y podrían comprometer su solidez. Por tal motivo, todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as tienen la obligación de informar a su superior/a jerárquico/a o a la Comisión del Código Ético, cualquier incumplimiento o mala práctica que pudieran observar en el desempeño de sus actividades profesionales.
COTL ha establecido canales formales supervisados por la Comisión del Código Ético, para que todos sus empleados/as y voluntarios/as puedan realizar de buena fe, y sin temor a represalias, consultas o comunicaciones de incumplimientos de lo establecido en este Código.
Comisión
La Comisión del Código Ético es un órgano de consulta y recomendación que tiene por finalidad:
Fomentar la difusión, conocimiento y cumplimiento del Código Ético.
Interpretar el Código Ético y orientar las actuaciones en caso de duda.
Facilitar la resolución de conflictos relacionados con la aplicación del Código Ético.
Facilitar y gestionar una vía de comunicación a todos los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as, proveedores y Asociaciones e instituciones y personas colaboradoras para la realización de buena fe las consultas o comunicaciones de incumplimientos del Código Ético o de cualquier otra información relacionada.
Realizar informes a los Órganos de Gobierno de COTL acerca de la difusión y cumplimiento del Código Ético, así como de las actividades de la propia Comisión, elaborando recomendaciones o propuestas oportunas para mantenerlo actualizado, mejorar su contenido y facilitar la aplicación de aquellos aspectos que requieran una especial consideración.
La Comisión estará formada por seis tres miembros, sean o no miembros del Patronato, designados por el Patronato, quienes elegirán entre ellos al presidente de la misma.
Vigencia
El Código Ético entra en vigor en el día de su publicación y estará vigente en tanto no se apruebe su anulación.
Se revisará y actualizará periódicamente por el Patronato, a propuesta de la Comisión del Código Ético, que tendrá en cuenta para ello las sugerencias y propuestas que realicen los patronos/as, empleados/as y voluntarios/as, y los compromisos adquiridos por COTL en materia de responsabilidad social y buen gobierno.
